Que l’on s’occupe de sa comptabilité par choix ou par obligation, il existe des trucs rudimentaires qui permettent de tenir ses comptes à jour de manière performante et pertinente tout en se simplifiant la vie. Quelles sont ces astuces ?

Même si cela semble fastidieux, le fait de saisir les pièces comptables dès réception est d’une redoutable efficacité. En effet, traiter les documents au jour le jour contribue :

• à avoir une comptabilité toujours actualisée
• à connaître en temps réel les performances et la situation de trésorerie de l’entreprise
• Les membres s’engagent également à mettre à jour leurs informations personnelles et professionnelles tout au long de l’année.
• à détenir les informations permettant de prendre rapidement des décisions nécessaires au développement de l’entreprise.

Un classement rigoureux des documents est la base d’une comptabilité bien tenue. Il est recommandé de diviser les dossiers en six catégories, les fournisseurs, les clients, la banque, le personnel, l’administration fiscale et enfin le courrier à traiter.

Trier et classer est en effet un excellent réflexe à adopter qui permet :

• de ne pas laisser traîner les documents et d’éviter de prendre le risque de les perdre
• de sauver du temps lors de la recherche des pièces comptables, celles-ci étant classées et accessibles immédiatement sans chercher

Aujourd’hui, les comptes bancaires sont accessibles en ligne et les opérations journalières sont téléchargeables. Certains logiciels intègrent même directement les écritures dans la comptabilité, ce qui évite la saisie. On peut ainsi pointer ses comptes et faire son rapprochement bancaire en quelques clics. Rapprocher sa comptabilité régulièrement permet de détecter les anomalies immédiatement et d’optimiser sa gestion :

• les remises non créditées et les erreurs de la banque se remarquent immédiatement, et les réclamations sont faites sans délai
• les mouvements bancaires sont imputés directement dans les comptes fournisseurs et clients. Les factures manquantes sont détectées tout de suite et peuvent être demandées aux fournisseurs.
• les comptes sont actualisés : les soldes dus aux fournisseurs et les factures clients non réglées sont accessibles en temps réel, ce qui permet de connaître les échéances à payer, relancer les clients en retard et d’améliorer le recouvrement des créances.

Il existe de nombreux logiciels de comptabilité et il peut être difficile de s’y retrouver. Afin de choisir un logiciel adapté, il convient de le sélectionner sur les critères essentiels, à savoir :

• le caractère intuitif : plus les fonctions sont évidentes et moins vous cherchez comment fonctionne le logiciel, plus vous gagnez du temps
• les fonctionnalités pratiques et automatiques : l’intégration en quelques clics des opérations bancaires ou la possibilité de paramétrer et générer des rapports sur mesure évitant ainsi les retraitements comptables permettent de sauver un temps précieux.
• la maintenance : pouvoir contacter le service après-vente en cas de question ou de dysfonctionnement est également un critère important pour éviter de perdre de longues heures à chercher comment utiliser le logiciel et adapter les états comptables à ses besoins.

Il vous manque une facture, vous ne savez pas comment comptabiliser une dépense ou à quoi correspond à prélèvement ? Réclamez les documents manquants ou demandez les informations dès que le cas se présente. Cela vous évitera d’oublier de traiter le problème, de garder des questions en suspens, et vous serez dans les délais pour contester un prélèvement indu. Si vous devez questionner un collaborateur concernant une dépense, vous obtiendrez plus sûrement des informations tant que l’opération est encore fraîche dans son esprit.

En outre, traiter les points de comptabilité au fur et à mesure de l’année permet de dégrossir le travail de préparation du bilan et des rapports comptables annuels.

La comptabilité exige essentiellement de la rigueur et de la régularité pour être bien suivie et permettre une gestion d’entreprise optimale. Saisir et classer les pièces comptables au jour le jour, effectuer son rapprochement bancaire régulièrement et opter pour un logiciel fonctionnel permet de sauver un temps précieux, de se faciliter la vie et d’optimiser la tenue de sa comptabilité.